Jak zabrać się za organizowanie konferencji czy sympozjum, o jakich sprawach należy przy tym pamiętać.

Dobre zorganizowanie sympozjum albo konferencji to duże wyzwanie, zwłaszcza jeżeli ktoś to robi pierwszy raz w życiu. Wprawdzie niejednej osobie może się wydawać, że nie ma w tym nic trudnego, lecz zmieniają oni zdanie jak będą się musieli tym zająć. A do zrobienia jest rzeczywiście dużo, zapomnieć nie można nawet o najmniejszych rzeczach, jakie mogą być powodem klęski w organizacji. Najważniejsze będzie znalezienie właściwej sali, na której będzie organizowane wydarzenie.

pokój
Autor: Uetliberg
Zaczerpnięte z: http://www.flickr.com
W dużych miastach takich jak Kraków, Warszawa albo Łódź nie będzie z tym żadnych problemów, bo w większości hoteli można wynająć odpowiednie pomieszczenia, ale niektórzy zdecydowanie wolą zorganizować wszystko gdzieś na uboczu, w jakimś ustronnym hotelu daleko od miasta. Podczas wyboru sali trzeba mieć na uwadze parę istotnych czynników. Z pewnością bardzo ważne jest jej położenie, powinien być tam prosty dojazd i duża liczba miejsc do zaparkowania. Niezbędnie trzeba przyjrzeć się również jej wyposażeniu - bo od tego właśnie będzie zależało, jak czuć się będą goście i prowadzący.

Wybrana odpowiednio sala konferencyjna zakopane powinna pomieścić wszystkich zaproszonych gości (w Dworze Giemzów), ale nie będzie zbyt przestronna, bo wtedy może się okazać, że atmosfera może się rozprężyć. Niezwykle ważna jest wygoda - tu trzeba sprawdzić biurka, krzesła i pozostałe meble, jeżeli konferencja potrwać by miała trochę dłużej to wygodne krzesła mają kluczowe znaczenie. Następie do ocenienia będzie elektroniczna infrastruktura, to znaczy rzutnika, projektora czy instalacji nagłośnieniowej, może się też przydać nieograniczony dostęp do sieci internetowej, bo coraz więcej gości może tego potrzebować.



Przy trwających dłużej spotkaniach powinno się także pomyśleć o jakiś przekąskach, zgłodniali goście z pewnością nie będą się skupiać na słuchaniu prelegentów. Jeśli miejscem zorganizowania będzie Hotele robotnicze Łódź w Łodzi, przykładowo to można od razu rozwiązać problem ewentualnych noclegów dla uczestników z dalszej okolicy - po prostu można będzie zarezerwować określoną liczbę pokoi, które przeznaczone zostaną dla uczestników.
04-08-2020
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.